O Excel é um software usado por milhares de companhias, independente do setor em que trabalham ou do tamanho. Ele é usado em função da sua flexibilidade e funcionalidade no momento de organizar e analisar dados. Para auxiliar nos cálculos, são usadas fórmulas para controlar as finanças, inventários, vendas, qualidade, insumos, produção e outras áreas das organizações. E, realmente, o programa fornece um arsenal de funcionalidades.
Infelizmente, muita gente não conhece bem as possibilidades do Excel e acaba não tirando o maior proveito da ferramenta. A SOS mostra algumas funções do Excel que são bastante usadas no dia-a-dia de trabalho, principalmente em empresas.
Essa é uma das funções mais conhecidas do Excel. Sua utilidade é somar os valores existentes nas células selecionadas. A função soma é muito útil para orçamentos e tábuas de custos e você pode marcar um intervalo e o programa diretamente vai informar o valor da soma total. Para usar a fórmula, você só precisa clicar na célula onde quer que o resultado seja exibido e escrever =SOMA.
Depois, é só manter a tecla CONTROL apertada e clicar com o mouse nas células que você quer somar. Depois de selecionar o intervalo, é só apertar ENTER e o resultado vai aparecer na célula onde você escreveu a função. Você pode selecionar células específicas ou mesmo escolher as que você queira, ainda que não estejam alinhadas. Por exemplo: =SOMA(A2;A5), a função então devolve o cálculo do valor total do intervalo de células entre a A2 e a A5.
Essa é uma ótima função para unir os conteúdos de duas células diferentes. Por exemplo: selecione a célula que você quer ver as informações unidas e escreva =CONCATENAR, escolha a primeira célula e logo depois a segunda. Após dar ENTER, você verá o conteúdo destas células unidas como um texto único.
Um uso possível é quando queremos unir informações de diferentes assuntos como nome e profissão ou nome e sobrenome. Digamos que na célula A2 você tem o nome “Júlio Paiva” e na B2 a palavra “fotógrafo”. Neste caso, para juntar os conteúdos destas células, escreveríamos: =CONCATENAR(A2;B2). Neste caso, com a fórmula sem espaços, as informações ficariam juntas. Para que fique com espaço ou um traço, é só inserir estes caracteres entre ponto e vírgula para separar os nomes, por exemplo =CONCATENAR(A2; “-“;B2).
Quando for necessário arrendondar valores de forma automática, você pode usar esta função para fazer isso tanto para um valor maior como para um valor menor. Se você usar =ARRED.PARA.CIMA, vai arrendondar um número para mais, distanciando-se do zero. Já se você usar =ARRED.PARA.BAIXO, pode diminuir o valor até zero. Um caso prático seria para facilitar trocos: =ARREDONDAR.PARA.BAIXO(A2; 0), em que o valor da célula A2 fica para menor. Ou seja, se o valor for R$ 57,08, o resultado é 57,00.
Esse é um recurso bastante válido na hora de organizar automaticamente várias células que precisam aparecer de forma A-Z ou Z-A. O que você precisa fazer é selecionar o intervalo que queira ordenar e procurar o botão “Classificar e Filtrar”, na barra superior de comandos que aparece no Excel.
Você verá as opções “Classificar do Menor para o Maior” ou “do Maior para o Menor”. Essa possibilidade só apareceu a partir do Excel 2007, então, se não encontrá-la, atualize o pacote Microsoft para contar com as ferramentas mais atuais. O recurso é ideal para organizar listas de nomes de pessoas como planilhas de participantes de um congresso, por exemplo.
Por ser um programa muito comum no mercado de trabalho, você pode ser avaliado sobre seus conhecimentos quando for fazer um teste de Excel para entrevista de emprego. É exatamente por isso que ter conhecimentos avançados desse software da Microsoft pode significar uma vantagem para você na hora de ser avaliado.
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